Je nach Größe des Projektes arbeiten der Produktionskoordinatorin u.a. die Teamassistentin, die Transportmanagerin, die Reisekoordinatorin und Volontärinnen bzw. Büropraktikantinnen zu. Sofern diese Mitarbeiterinnen bei einem kleineren Projekt nicht vorhanden sind, übernimmt sie deren Aufgaben.

Die Produktionskoordinatorin beginnt ihre Tätigkeit zugleich mit der Produktionsleitung, bei einem Fernsehfilm beispielsweise fünf bis acht Wochen vor Drehbeginn. Sie unterstützt die Produktionsleitung in kalkulatorischen und organisatorischen Arbeiten während der Vorbereitung eines Projektes, während der Dreharbeiten und der Nachbereitung. Wie viel Verantwortung sie jedoch letztlich während der Produktion trägt und welche Aufgaben ihr übertragen werden, hängt außer von Erfahrung und Einsatz von der Struktur des Produktionsbüros und dem Vertrauen ab, das die Produktionsleitung in ihre Kapazität und Fähigkeiten setzt.

So überlässt ihr die Produktionsleitung meist eigenständige Bereiche wie beispielsweise die komplette Reisekoordination. In diesem Falle gehört nicht nur die Buchung von Flügen und Hotels zum Verantwortungsbereich der Produktionskoordinatorin, sie muss darüber hinaus bei jeder noch so kleinen Drehplanänderung sofort und ohne Ansage durch die Produktionsleitung realisieren, was diese Änderung für ihren Aufgabenbereich bedeutet und eigenständig Flüge umbuchen oder stornieren und ggf. alle betroffenen Personen benachrichtigen (lassen). Zuweilen gehören auch finanzielle Verhandlungen bis zu einer gewissen Größenordnung zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus übernimmt die Produktionskoordinatorin viel der alltäglichen Büro- und Organisationsarbeit. Das Erstellen von Bestandslisten für Versicherungen und Zoll, das Einholen von persönlichen Daten aller Teammitglieder bei Drehs in Sicherheitszonen sind Beispiele für all die Arbeiten, die man leicht übersieht, ohne die aber eine Produktion nicht ablaufen kann.